, es gibt einen aktuellen FAQ ( BStBK_FAQ_allgemein_digitale_Aufbewahrung_end.pdf ) zur Thematik der digitalen Abschlussunterzeichnung und -aufbewahrung. Da die Frage zur digitalen Abschlussunterlagen vermehrt gestellt wird, verweisen wir diesbezüglich auf die nachfolgenden Ausführungen der Bundessteuerberaterkammer:
2.1.1 Ist eine digitale Aufbewahrung des Jahresabschlusses möglich?
Nach § 245 HGB ist der Jahresabschluss vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle zu unterzeichnen. Nach Ansicht des Bundesministeriums der Justiz kann die Unterzeichnung des Jahresabschlusses schon heute durch die elektronische Form ersetzt werden. Die im Regierungsentwurf zum CSRD-Umsetzungsgesetz vom 3. September 2025 geplante Änderung des § 245 HGB („zu unterzeichnen“ wird durch „schriftlich aufzustellen“ ersetzt) hat demnach nur klarstellenden Charakter. (Folglich ist die Tatsache, dass das CSRD-Umsetzungsgesetz noch nicht verabschiedet ist, unschädlich.) Mehrere zur Unterzeichnung Verpflichtete gem. § 245 Satz 1 HGB-E haben „gemäß § 245 Satz 1 HGB in Verbindung mit § 126 Abs. 1 BGB den Jahresabschluss zu unterzeichnen respektive bei Ersetzung der Schriftform durch die elektronische Form mit ihren qualifizierten elektronischen Signaturen zu versehen“ (RegE zum CSRD-Umsetzungsgesetz vom 3. September 2025, S. 142f.). Des Weiteren wird in der Gesetzesbegründung ebenfalls klargestellt, dass bereits der aufgestellte Jahresabschluss der Schriftform bedarf (und nicht erst der festgestellte Jahresabschluss). § 257 Abs. 3 HGB regelt, dass Abschlüsse wegen ihrer Bedeutung als Original aufbewahrt werden müssen. Diese Anforderungen erfüllen auch qualifiziert elektronisch signierte Abschlüsse (vgl. Begründung zum RefE des ESEF-Umsetzungsgesetzes vom 23. September 2019). Damit müssen Jahresabschlüsse, die digital aufgestellt und qualifiziert elektronisch signiert sind, als Original digital aufbewahrt werden.
2.1.2 Ist die ausschließliche digitale Archivierung von Vollmachten, Steuererklärungen, Jahresabschlüssen, Beraterverträgen oder Vergütungsvereinbarungen zulässig?
Bzgl. der den Kaufmann betreffenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, ist zwischen Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen (§ 257 Abs. 3 HGB, § 147 Abs. 2 AO) sowie anderen Unterlagen i. S. V. § 257 Abs. 1 HGB und § 147 Abs. 1 AO zu unterscheiden. Vollmachten, Beraterverträge und Vergütungsvereinbarungen dürften regelmäßig unter letztere fallen. § 257 Abs. 3 HGB regelt, dass Abschlüsse wegen ihrer Bedeutung als Original aufbewahrt werden müssen. Diese Anforderungen erfüllen auch qualifiziert elektronisch signierte Abschlüsse (vgl. Begründung zum RefE des ESEF-Umsetzungsgesetzes vom 23. September 2019). Damit müssen Jahresabschlüsse, die digital aufgestellt und qualifiziert elektronisch signiert sind, als Original digital aufbewahrt werden. Bei „traditionell“ in Papierform erstellten und unterzeichneten Jahresabschlüssen reicht dagegen die digitale Aufbewahrung nicht aus. Ein ersetzendes Scannen ist hier nicht zulässig. Für Rückfragen steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen,  Eingetragen im Handelsregister beim AG Ingolstadt unter HRB 8710, Diese Nachricht und die darin enthaltenen Informationen können vertraulich oder rechtlich privilegiert sein. |